הפקת אירוע חברה או אירוע משפחתי אינו ענין של מה בכך ולפעמים מפיק אירועים טוב יכול להוריד מהמארחים הרבה מתחים, זמן יקר ומאמץ רב בתכנון והפקת האירוע.
כיצד בוחרים מפיק אירועים שיתאים לנו? – על כך במאמר הבא.
בחירת מפיק אירועים מקצועי ומנוסה
בראש ובראשונה כשבוחרים במפיק אירועים צריך לבחור באדם מקצועי, מנוסה, מיומן ובעל הצלחות מוכחות. יש לעשות זאת בקפידה, להשוות מחירים ולבדוק המלצות על המפיק או חברת ההפקות באינטרנט או מממכרים. המפיק צריך להיות זה שיבחר לנו את מקום האירוע בהתאם לסוג ולקונספט של האירוע, לדאוג לעיצוב, לכיבוד, לאטרקציות, לציוד, לריהוט ולמספיק מקומות ישיבה בהתאם לכמות המוזמנים. היום ישנן אפשרויות מגוונות להפקת אירועים בטבע באמצעות אוהלים לאירועים כמו באתר http://is-tent.co.il שמעניקים פתרונות הצללה וקירוי באווירה מיוחדת ובכל מקום. לפיכך, המפיק צריך להיות באותו הראש של מזמיני האירוע ולזרום איתם גם לכיוונים לא קונבנציונאליים.
בחירת מפיק שעומד בתקציב
בין אם מדובר על בחירת הלוקיישן ובין אם על העיצוב, המוסיקה, האוכל, הריהוט והציוד הדרוש, מפיק אירועים מוצלח ומנוסה צריך לעמוד בתקציב המוקצה לאירוע ולנצל אותו בצורה יעילה. יש לוודא שגם השכר של המפיק מוכנס במסגרת התקציבית ולסכם זאת בכתב מראש. ישנם מפיקים הגובים אחוזים וכאלו שמתמחרים במחיר קבוע ולכן ישנה חשיבות לסגור את העניינים הכספיים כבר בהתחלה. במסגרת התקציב המפיק צריך להכין תכנית עבודה עם עלות של כל מרכיב ולבסוף סך כל המרכיבים בצורה מדויקת. ביחד עם זאת כל תכנית יכולה להשתנות בשל אילוצים שלא תלויים במפיק ולכן חשוב לדעת זאת ותמיד להשאיר בין 20%-25% מעל התקציב.
כימיה בפגישה הראשונה
בעת בדיקה ופגישות עם מפיקי אירועים שונים ניתן לדעת כבר מהרגע הראשון אם הכימיה בינו לבין מזמיני האירוע טובה. חשוב לספר על מהות האירוע בפירוט ולתאם ציפיות על פי הצרכים כדי שהמפיק יידע מה רוצים להשיג ומה העלויות. ישנן סגנונות רבים בהם מפיקים אירועים ולכן חשוב שהמפיק יבין מה הצרכים האישיים שלכם.
עושים זיכרון דברים
בכל עסקה או עבודה גם אם היא חד פעמית יש לכתוב זיכרון דברים מפורט. כך גם עם מפיק האירועים. כל סעיף עליו הוא ממונה צריך להיות כתוב בצורה ברורה ומפורטת כדי שלא יהיו הפתעות בהמשך. במידה ודברים משתנים לא מספיק לדבר עליהם בעל פה ויש להכניס גם אותם כסעיפים בזיכרון הדברים. ככל שהכל כתוב וחתום כך גם תדעו למה לצפות ממפיק האירועים.
חברת הפקות או מפיק עצמאי?
לבסוף ההחלטה אם לבחור במפיק עצמאי או בחברת הפקות תלויה בכם. בדרך כלל למפיק העובד בחברה יש גב ומקום בו ניתן להחליף את המפיק במידה ואין לו אפשרות לעמוד בהסכמים מסיבות שונות.
