ללא תכנון נכון והגדרה ברורה של היעדים בעבודה המשרדית חוסר הוודאות עולה והביצועים יורדים. באופן כללי בעבודה משרדית אין דבר כזה לזכור בראש וכל המשימות של העובדים צריכות להיות כתובות. ישנם שיטות שונות ותוכנות עבודה שיכולות לסייע בתכנון נכון של העבודה במשרד. במאמר זה נציג חמישה טיפים בנושא. נציג את הנושאים של תעדוף, שעות פרודוקטיביות, סיכום יומי, גיוון משימתי ובקרה.
טיפ מספר 1 – תעדוף
תכנון נכון של העבודה במשרד מתחיל בהגדרת משימות ותעדוף שלהן. כאשר העובד מוצף במשימות הוא אינו יודע מה סדר החשיבות שלהם הדבר לא רק משתק אלא גם יוצר מצבים בהם המשימות הקריטיות מתעכבות ומפספסים לא מעט דברים. ניתן לנהל מערכת לניהול משימות רשתית או פרונטלית על גבי לוח תכנון שבועי על מנת לוודא מה המשימות הדחופות של כל עובד.
טיפ מספר 2 – כבד על הבוקר
הטיפ השני שלנו הוא להתחיל עם המשימות הכבדות של המשרד על הבוקר ישר אחרי הקפה הראשון. זו השעה הטובה ביותר לעבודה איכותית ופרודוקטיבית. דחיית משימות כבדות לסוף יום העבודה עשוי לגרום לכך שהעבודות יידחו מיום ליום או שהעבודה עצמה תיעשה כאשר העובדים כבר לא מפוקסים והדבר עשוי לבוא לידי ביטוי בירידה באיכות התוצרים.
טיפ מספר 3 – סיכום יומי
טיפ נוסף לתכנון טוב יותר של העבודה במשרד הוא יצירת מנגנון ארגוני של סיכום יומי. הדבר לוקל מספר דקות משגרת העבודה ומסייע בניצול טוב יותר של יום העבודה ובתכנון טוב יותר של היום הבא. ניתן לעשות זאת על לוח פיזי בחלל המשותף במשרד או במערכת מייל ובמסגרת זו כל עובד שולח לראש הצוות שלו הודעה קצרה ומתומצתת עם כל הדברים שביצע באותו יום.
טיפ מספר 4 – גיוון במשימות
בתכנון העבודה במשרד מומלץ לגוון במשימות של העובדים השונים, וליצור בקרבם עניין וחידוש על מנת שלא ישתעממו ויתנוונו. אמנם לא תמיד זה אפשרי, אבל ככל האפשר נסו לתת לעובדים שלכם משימות גם מחוץ לתחום ההתמחות הצר שהם עוסקים בו. הדבר עלול לגזול יותר זמן משגרת יום העבודה אך קחו זאת מראש בחשבון בתכנון והדבר ישתלם למשרד כולו בהמשך.
טיפ מספר 5 – שגרת בקרה
כחלק מתכנון נכון של העבודה במשרד חשוב לקיים שגרת בקרות על אופן מילוי המשימות ואיכותן. הדבר חשוב במיוחד בתקופה של חוסר ודאות בארגון או בעסק כאשר הבקרה נדרשת, על מנת לוודא שהפעולות הנעשות מובילות לכיוון הרצוי ושלא נכנסו לתוכניות העבודה שינויים נוספים שדורשים התייחסות. בקרה מאפשרת זיהוי פערים ומקומות בהם נדרשת הסרת חסמים.
סיכום תכנון עבודה במשרד
לסיכום הנושא, במאמר זה דנו בעבודה יעילה במשרד והצגנו חמישה טיפים לתכנון נכון יותר של העבודה המשרדית. הרחבנו לגבי, הגדרת המשימות של כל עובד ותעדופם, הגדרת המשימות הכבדות יותר לשעות הפרודוקטיביות של הבוקר, הכנסת הכי של סיכום יומי לתכנון העבודה, גיוון משימות ובקרה שוטפת על העבודה של העובדים ומידת עמידתם במשימותיהם.
